Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là file tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoặc có thể hiểu Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ký bằng chữ ký số điện tử theo quy định. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Những thông tin cần có trên hóa đơn điện tử để có đáp ứng đủ điều kiện của đơn điện tử như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền, thuế VAT,…
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có),…

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP;
• Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

• Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn nhiều so với hóa đơn giấy bởi hóa đơn giấy cần chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản, lưu trữ. Vì vậy, việc các doanh nghiệp và tổ chức thường lựa chọn thanh toán bằng hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, dễ bảo quản.
• Tính bảo mật cao: Đối với những công ty hay tập đoàn lớn thì việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng, cũng như những người làm hóa đơn, chứng từ bảo mật cũng rất cần thiết. Hóa đơn điện tử được biên soạn, quản lý và lưu trữ trên hệ thống phần mềm, có thể trích xuất thông tin trực tiếp ngay trên phần mềm. Tuy nhiên, bạn cũng không cần phải lo lắng về hỏng hóc, cháy nổ.
• Phương thức gửi hóa đơn đa dạng: Khi sử dụng hóa đơn điện tử có khá nhiều cách để gửi hóa đơn cho khách hàng như gửi qua: tin nhắn SMS, Zalo, Email, Link tra cứu…
• Giảm việc làm giả hóa đơn, chứng từ: Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đẩy lùi được việc làm giả hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp có thể xác minh nhanh chóng và tính chính xác của hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần sử dụng thao tác ngay trên máy tình hay những thiết bị có kết nối internet giúp tiết kiệm thời gian lưu trữ, quản lý và công sức đi lại, so với hóa đơn giấy.

So sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử ra đời nhằm tối ưu hóa cách hoạt động, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và vận hành hiệu quả thay cho hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn so với hóa đơn truyền thống. Bảng dưới đây thể hiện rõ đặc điểm của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy:

Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo khoản 2 điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, điều kiện để các tổ chức, doanh nghiệp khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử gồm 6 điều kiện chính:

Điều kiện 1: Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có đủ điều kiện hoặc đang giao dịch điện tử kê khai thuế trong cơ quan thuế hoặc trong các tổ chức ngân hàng.

Điều kiện 2: Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.

Điều kiện 3: Đội ngũ nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều kiện 4: Tổ chức, doanh nghiệp có chữ ký số điện tử theo quy định.

Điều kiện 5: Sở hữu phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng. Cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.

Điều kiện 6: Quy trình sao lưu, lưu trữ và khôi phục để đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu về chất liệu lưu trữ như sau:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng đầy đủ hoặc chứng minh được sự tương thích với các chuẩn mực của hệ thống lưu trữ.

Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu có những sự cố không may xảy ra với hệ thống để đảm bảo dữ liệu vẫn được sao lưu trực tuyến.

Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

• Ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử sẽ sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
• Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử nhưng cũng có một số Chi cục thuế yêu cầu Doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ giấy tại bộ phận tiếp nhận chỉ sau khi đã nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trước khi thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử.
• Hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan và lưu lại dưới định dạng word để nộp đính kèm thông báo phát hành hoá đơn qua mạng.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
• Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

1. Công ty có bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử không?

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp áp dụng từ ngày 01/07/2022.

2. Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, bên bán hay còn gọi bên phát hành hóa đơn hay bên mua là bên tiếp nhận hóa đơn và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên một bản kê khai hóa đơn điện tử duy nhất.

3. Khách hàng sau khi thanh toán có thể nhận hóa đơn điện tử qua hình thức nào?

• Khách hàng có thể nhận được hóa đơn điện từ thông qua tin nhắn SMS, email,.v.v.. ngay sau khi thanh toán hóa đơn điện tử.
• Gửi qua hệ thống trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

4. Khách mua hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Nếu là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ thì không cần phải sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần phải ký hóa đơn điện tử nhận được.

Nếu là khách hàng doanh nghiệp, đơn vị kế toán phải sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế bao gồm: Các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu,… thì trên Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

Đối với hóa đơn điện tử mua hàng như điện, nước, viễn thông thì khách hàng không cần phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn này vẫn được cơ quan pháp lý chấp nhận.

Bên cạnh đó, còn có một số trường hợp đặc biệt xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua mà không cần ký sổ hóa đơn.

4. Kê khai thuế như thế nào nếu nhận được?

Người mua khi nhận được hóa đơn của bên bán thì có thể kê khai thuế theo trình tự như hóa đơn giấy bình thường.

Người mua có thể yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi ra giấy có chữ ký và dấu của bên người bán để có thể làm giấy tờ cho quyết toán thuế hay giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.

5. Nếu phát hiện sai sót khi nhận hóa đơn điện từ thì xử lý như thế nào?

Thỏa thuận của người mua và người bán xóa bỏ hóa đơn điện tử sai sót.

Người bán lập một hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót và gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, gửi ngày tháng năm,…

Hóa đơn điện tử xóa bỏ phải được lưu trữ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

6. Lưu trữ hóa đơn điện tử ra sao?

Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ để lưu trữ hóa đơn điện tử cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua thực hiện hóa đơn điện tử phải sử dụng số kế toán, báo cáo tài chính phải được lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật Kế Toán. Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của Hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

Hóa đơn điện tử được lập để lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau:

• Nội dung hóa đơn có thể truy cập, tham chiếu khi cần thiết và lưu trữ trong khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó.
• HĐĐT được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử tại AZF

• Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử cho khách hàng;
• Tư vấn các điều kiện, thủ tục phát hành hoá đơn điện tử cho khách hàng;
• Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp;
• Hỗ trợ tư vấn các vấn đề về đăng ký nhãn hiệu, các vấn đề về giấy phép kinh doanh, các giấy phép có liên quan trong hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu khách hàng còn thắc mắc hoặc đang có nhu cầu đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline công ty AZF để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.